Data Privacy And Protection Policy

1. INTRODUCTION

Dans le cadre de nos opérations, MainOne Côte d’Ivoire («MainOne» ou «la Société») recueille et traite certains types d’informations (telles que nom, numéros de téléphone, adresse, etc.) d’individus qui les rendent facilement identifiables. Ces personnes comprennent les employés actuels, passés et potentiels, les vendeurs, les clients / clients et leurs représentants, les proches/parents et les autres personnes avec lesquelles MainOne communique ou traite, conjointement et/ou individuellement (les «Personnes Concernées»).

Le maintien de la confiance de la Personne Concernée nécessite que les Personnes Concernées ne subissent pas de conséquences/effets négatifs en raison de la fourniture à MainOne de leurs données personnelles. À cette fin, MainOne s’engage fermement à respecter les lois, réglementations, règles et principes applicables en matière de protection des données pour garantir la sécurité des données personnelles traitées par la Société. Cette politique de confidentialité et de protection des données («politique») décrit les normes minimales qui doivent être strictement respectées en ce qui concerne la collecte, le stockage, l’utilisation et la divulgation des données personnelles et indique que MainOne est dédié à traiter les données personnelles reçues avec confidentialité et sécurité absolue.

Cette politique s’applique à toutes les formes de systèmes, opérations et processus au sein de l’environnement MainOne qui impliquent la collecte, le stockage, l’utilisation, la transmission et l’élimination des données personnelles.

Non-respect des règles de protection des données et principes directeurs énoncés dans la loi n ° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données personnelles en Côte d’Ivoire ou dans toute autre loi ou réglementation pertinente («Data Protection Regulation» ou «DPR») ainsi que ceux énoncés dans la présente politique constituent une violation substantielle des politiques de MainOne et peuvent entraîner des mesures disciplinaires au besoin, y compris la suspension ou la cessation d’emploi ou la relation d’affaires.

2. Portée

Cette politique s’applique à tous les employés de MainOne, ainsi qu’à tous les partenaires commerciaux externes (tels que les fournisseurs, sous-traitants, vendeurs et autres prestataires de services) qui reçoivent, envoient, collectent, accèdent ou traitent des données personnelles de quelque manière que ce soit au nom de MainOne, y compris le traitement entièrement ou partiellement par des moyens automatisés. Cette politique s’applique également aux processeurs de données tiers qui traitent les données personnelles reçues de MainOne.

3. Principes Généraux de Traitement Des Données Personelles

MainOne s’engage à maintenir les principes du Règlement sur la protection des données concernant le traitement des données personnelles.

Pour démontrer cet engagement ainsi que notre objectif de créer une culture de confidentialité positive au sein de MainOne, MainOne adhère aux principes de base suivants relatifs au traitement des données personnelles :

3.1 Légalité, Équité et Transparence
Les données personnelles doivent être traitées en toute légalité, équité et transparence à tout moment. Cela implique que les données personnelles collectées et traitées par ou pour le compte de MainOne doivent être conformes à la finalité spécifique, légitime et licite consentie par la personne concernée, sauf lorsque le traitement est autrement autorisé par la loi ou pour d’autres motifs légaux reconnus dans le Règlement sur la protection des données.

3.2 Exactitude des données
Les données personnelles doivent être exactes et tenues à jour. À cet égard, MainOne:

a) veillera à ce que toutes les données qu’il collecte et/ou traite soient exactes et non trompeuses d’une manière qui pourrait nuire à la personne concernée;

b) s’efforcera de maintenir les données personnelles à jour lorsque cela est raisonnable et applicable; et

c) fera des efforts opportuns pour corriger ou effacer les données personnelles lorsque des inexactitudes sont découvertes.

3.3 Limitation de la finalité
MainOne recueille des données personnelles uniquement aux fins identifiées dans l’avis de confidentialité MainOne approprié ou tout autre document pertinent ou sur la base de toute autre communication non écrite (le cas échéant), fournie à la personne concernée et pour laquelle le consentement a été obtenu. Ces données personnelles ne peuvent pas être réutilisées à une autre fin incompatible avec la finalité d’origine, sauf obtention d’un nouveau consentement.

3.4 Minimisation des données

3.4.1 MainOne limite la collecte et l’utilisation des données personnelles aux données qui sont pertinentes, adéquates et absolument nécessaires pour atteindre l’objectif pour lequel les données sont traitées.

3.4.2 MainOne évaluera si et dans quelle mesure le traitement des données personnelles est nécessaire et où le but le permet, des données anonymisées doivent être utilisées.

3.5 Intégrité et Confidentialité

3.5.1 MainOne mettra en place des contrôles adéquats afin de protéger l’intégrité et la confidentialité des données personnelles, à la fois sous forme numérique et physique, et d’éviter que les données personnelles ne soient accidentellement ou délibérément compromises.

3.5.2 Les données personnelles des personnes concernées doivent être protégées contre la visualisation ou l’accès non autorisés et contre les modifications non autorisées afin de garantir leur fiabilité et leur exactitude.

3.5.3 Tout traitement de données à caractère personnel effectué par un employé qui n’a pas été autorisé à le faire dans le cadre de ses fonctions légitimes n’est pas autorisé.

3.5.4 Les employés ne peuvent avoir accès aux données personnelles que selon le type et l’étendue de la tâche en question et il leur est interdit d’utiliser les données personnelles à leurs propres fins privées ou commerciales ou de les divulguer à des personnes non autorisées, ou de les rendre disponible de toute autre manière.

3.5.5 Le service des Ressources Humaines doit informer les employés au début de la relation de travail de l’obligation de maintenir la confidentialité des données personnelles. Cette obligation restera en vigueur même après la fin de l’emploi.

3.6 Conservation des donnéespersonelles

3.6.1 Toutes les informations personnelles doivent être conservées, stockées et détruites par MainOne conformément au règlement sur la protection des données et aux directives législatives et réglementaires pertinentes. Pour toutes les données personnelles et tous les enregistrements obtenus, utilisés et stockés au sein de la société, MainOne procédera à des examens périodiques des données conservées pour confirmer l’exactitude, la finalité, la validité et l’exigence de conservation.

3.6.2 Dans la mesure permise par le règlement sur la protection des données, les lois applicables et sans préjudice de la politique de conservation de MainOne, la durée de stockage des données personnelles sera, entre autres, déterminée par:

(a) les conditions du contrat convenues entre MainOne et la personne concernée ou aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues; ou

(b) si la transaction ou la relation a une implication légale ou une période de conservation requise; ou

(c) une demande expresse de suppression par la personne concernée; sauf lorsque cette personne concernée fait l’objet d’une enquête ou d’un contrat en vigueur qui peut nécessiter un traitement supplémentaire ou lorsque les données se rapportent à des casiers judiciaires; ou

(d) si MainOne dispose d’une autre base légale pour conserver ces informations au-delà de la période pour laquelle il est nécessaire de remplir l’objectif initial.

3.6.3 MainOne supprimerait immédiatement les données personnelles en possession lorsque ces données personnelles ne sont plus requises par MainOne ou conformément au règlement sur la protection des données et à la politique de conservation de MainOne, à condition qu’aucune loi ou réglementation en vigueur n’oblige MainOne à conserver ces données personnelles.

3.7 Responsabilité

3.7.1 MainOne fait preuve de responsabilité conformément au règlement sur la protection des données en surveillant et en améliorant continuellement les pratiques de confidentialité des données au sein de MainOne.

3.7.2 Tout individu ou employé qui enfreint la présente politique peut faire l’objet de sanctions disciplinaires internes (pouvant aller jusqu’à la cessation de leur emploi); et peuvent également encourir une responsabilité civile ou pénale si leur action enfreint la loi.

4. Avis de confidentialité des données

4.1 MainOne considère les données personnelles comme confidentielles et en tant que telles doivent être adéquatement protégées contre toute utilisation et / ou divulgation non autorisée. MainOne veillera à ce que les personnes concernées reçoivent des informations adéquates concernant l’utilisation de leurs données personnelles et obtiennent leur consentement respectif, si nécessaire.

4.2 MainOne affichera un avis simple et visible (avis de confidentialité) sur tout support par lequel des données personnelles sont collectées ou traitées. Les informations suivantes doivent être prises en compte pour inclusion dans la déclaration de confidentialité, le cas échéant dans des circonstances distinctes afin d’assurer un traitement équitable et transparent:

1. Description des donnéespersonnelles collectables
2. Finalités pour lesquelles les données personnelles sont collectées, utilisées et divulguées
3. Qu’est-ce qui constitue le consentement de la personne concernée
4. Finalité de la collecte de données personnelles
5. Les méthodes techniques utilisées pour collecter et stocker les informations
6. Recours disponibles en cas de violation de la Politique et du délai de recours
7. Des informations adéquates afin d’entamer le processus d’exercice de leurs droits à la vie privée, tels que l’accès, la rectification et la suppression des données personnelles,

5. Objet et catégorie des données collectées et traitées

5.1. Nous ne collecterons et n’utiliserons vos données personnelles que si nous avons obtenu votre consentement préalable ou si nous avons un intérêt légitime à le faire. Vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment en contactant le délégué à la protection des données à dataprotectionofficer@mainone.netLes données suivantes sont collectées et traitées par MainOne:

• Donnees de communication (e.g. nom, téléphone, e-mail, addresse, addresse IP);
• Données clés du contrat (relation contractuelle, produit ou intérêt contractuel);
• Historique client;
• Données de facturation et de paiement des contrats;
• Planification et contrôle des données;
• Données de mouvement;
• Informationsdivulguées (de tiers);
• Données sur les employés et les employés potentiels recueillies à des fins de recrutement et d’intégration;

5.2. Les méthodes suivantes sont adoptées par MainOne dans la collecte et le stockage des données personnelles–

• Cookies;
• EnregistrementsCCTV;
• Formulaires physiques et en ligne
• Outilsbiométriques

6. Motifs juridiques du traitement des données personnelles

Conformément aux dispositions du règlement sur la protection des données, le traitement des données personnelles par MainOne est licite si au moins l’une des conditions suivantes s’applique:

a) la personne concernée a donné son consentement au traitement de ses données personnelles à une ou plusieurs fins spécifiques;

b) le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat;

c) le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle MainOne est soumis;

d) le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique, et

e) le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission effectuée dans l’intérêt public ou dans l’exercice d’un mandat public officiel dévolu à MainOne..

7. Consentement

Lorsque le traitement des données personnelles est basé sur le consentement, MainOne obtiendra le consentement requis des personnes concernées au moment de la collecte des données personnelles. À cet égard, MainOne assurera:

1. que l’objet spécifique de la collecte est porté à la connaissance de la personne concernée et que le consentement est demandé dans un langage clair et simple;
2. que le consentement est librement donné par la personne concernée et obtenu sans fraude, coercition ou influence indue;
3. que le consentement est suffisamment distinct des autres questions sur lesquelles la personne concernée a accepté
4. que le consentement est explicitement fourni de manière affirmative;
5. que le consentement est obtenu pour chaque finalité de collecte et de traitement des données personnelles; et
6. qu’il est clairement communiqué et compris par les personnes concernées qu’elles peuvent mettre à jour, gérer ou retirer leur consentement à tout moment.

7.1 Consentementvalide

7.1.1 Pour que le consentement soit valide, il doit être donné volontairement par une personne concernée dûment informée. Conformément aux exigences réglementaires, le consentement ne peut être implicite. Le silence, les cases pré-cochées ou l’inactivité ne constituent pas un consentement au titre du règlement sur la protection des données.

7.1.2 Le consentement à l’égard des données personnelles sensibles doit être explicite. Le cochement d’une case ne suffirapas.

7.2 Consentement des Mineurs

Le consentement des mineurs (de moins de 18 ans) sera toujours protégé et obtenu auprès des représentants des mineurs conformément au Règlement sur la protection des données et aux exigences réglementaires applicables

8. Droits des personnesconcernées

8.1 Toutes les personnes faisant l’objet de données personnelles détenues par MainOne ont droit aux droits suivants:

a) Droit de demander et d’accéder à leurs données personnelles collectées et stockées. Lorsque les données sont conservées électroniquement sous une forme structurée, comme dans une base de données, la personne concernée a le droit de recevoir ces données dans un format électronique commun;

b) Droit à l’information sur leurs données personnelles collectées et stockées;

c) Droit d’opposition ou de demande de restriction;

d) Droit de s’opposer à la prise de décision automatisée;

e) Droit de demander la rectification et la modification de leurs données que MainOne conserve;

f) Droit de demander la suppression de leurs données, sauf dans les cas prévus par la loi ou les obligations statutaires de MainOne;

g) Droit de demander le transfert de données de MainOne à un tiers; c’est le droit à la portabilité des données; et

h) Droit de s’opposer à, et de demander à MainOne de restreindre le traitement de ses informations, sauf si la loi ou les obligations légales de MainOne l’exigent

8.2 La procédure bien définie de MainOne concernant la manière de traiter et de répondre aux demandes de la personne concernée est contenue dans la politique de demande d’accès de la personne concernée de MainOne.

8.3 Les personnes concernées peuvent exercer n’importe lequel de leurs droits en remplissant le formulaire de demande d’accès au sujet (SAR) de MainOne et en le soumettant à la société via dataprotectionofficer@mainone.net

9. Transfertdes données personnelles

9.1 Processeur tiers en Côte d’Ivoire

MainOne peut recourir aux services de tiers afin de traiter les données personnelles des personnes concernées collectées par la société. Le traitement par ces tiers sera régi par un contrat écrit avec MainOne pour garantir que des mesures de protection et de sécurité adéquates sont mises en place par le tiers pour la protection des données personnelles conformément aux termes de la présente politique et du règlement sur la protection des données.

9.2 Transfertde données personnelles vers un pays étranger
9.2.1 Lorsque des données personnelles doivent être transférées vers un pays en dehors de la Côte d’Ivoire, MainOne mettra en place des mesures adéquates pour assurer la sécurité de ces données personnelles. En particulier, MainOne procédera, entre autres, à une évaluation détaillée de la question de savoir si ledit pays offre un niveau adéquat de protection de la vie privée, des libertés et des droits fondamentaux des individus en relation avec le traitement de ces données.

9.2.2 Le transfert de données personnelles hors de la Côte d’Ivoire serait conforme aux dispositions du règlement sur la protection des données. MainOne obtiendra donc l’autorisation de l’Agence de Protection des Données avant tout transfert de données personnelles hors de Côte d’Ivoire.

10. Procédure de gestion de la violation des données

10.1 Une procédure de violation des données est établie et maintenue afin de faire face aux incidents concernant les données personnelles ou les pratiques de confidentialité conduisant à la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès aux données personnelles transmises, stockées ou autrement traitées.

10.2 Tous les employés doivent informer immédiatement leur supérieur hiérarchique désigné ou le DPD de MainOne des cas de violation de la présente politique ou d’autres réglementations sur la protection des données personnelles, conformément à la procédure de gestion de la violation des données personnelles de MainOne en ce qui concerne:

a) transmission inappropriée de données personnelles à travers les frontières;

b) la perte ou le vol de données ou d’équipements sur lesquels les données sont stockées;

c) partage accidentel de données avec quelqu’un qui n’a pas le droit de savoir

cette information;

d) des contrôles d’accès inappropriés permettant une utilisation non autorisée;

e) défaillance de l’équipement;

f) erreur humaine entraînant le partage de données avec quelqu’un qui n’a pas le droit de savoir; et

g) piratage.

10.3 Une notification de violation de la protection des données doit être faite immédiatement après toute violation de données; ou lorsqu’il existe des motifs raisonnables de croire que les données personnelles d’une personne concernée ont été consultées ou acquises par une personne non autorisée pour garantir que:

a) des mesures correctives immédiates peuvent être prises en cas de violation;

b) toute obligation de déclaration à l’autorité réglementaire peut être respectée;

c) toute personne concernée concernée peut être informée; et

d) toute communication avec les parties prenantes peut être gérée

10.4 Lorsqu’une violation potentielle s’est produite, MainOne enquêtera pour déterminer si une violation réelle s’est produite et les actions requises pour gérer et enquêter sur la violation comme suit:

a) valider la violation des données personnelles;

b) veiller à ce qu’une enquête appropriée et impartiale (y compris la criminalistique numérique si nécessaire) soit lancée, menée, documentée et conclue;

c) identifier les exigences d’assainissement et suivre la résolution;

d) faire rapport des résultats à la direction générale;

e) coordonner avec les autorités appropriées au besoin;

f) coordonner les communications internes et externes; et

g) s’assurer que les personnes concernées concernées sont correctement notifiées, si nécessaire.

10.5 Vous pouvez en lire plus sur la procédure de gestion des violations de données personnelles de MainOne.

11. Évaluation de l’impact de la protection des données

MainOne procédera à une évaluation de l’impact de la protection des données à l’égard de tout nouveau projet ou système informatique impliquant le traitement de données à caractère personnel afin de déterminer à quel moment un type de traitement est susceptible d’entraîner un risque pour les droits et libertés de la personne concernée.

MainOne effectuera l’évaluation conformément aux procédures définies dans la politique d’évaluation d’impact sur la protection des données de MainOne.

12. Securite des Donnees

12.1 Toutes les données personnelles doivent être conservées en toute sécurité et ne doivent pas être stockées plus longtemps que nécessaire. MainOne veillera à ce que des mesures appropriées soient employées contre l’accès non autorisé, la perte accidentelle, les dommages et la destruction des données. Cela comprend l’utilisation de bases de données cryptées par mot de passe pour le stockage numérique et d’armoires verrouillées pour ceux qui utilisent un formulaire papier.

12.2 Pour garantir la sécurité des données personnelles, MainOne mettra notamment en œuvre les contrôles techniques appropriés suivants:

a) Normes de durcissement acceptées par l’industrie pour les postes de travail, les serveurs et les bases de données;

b) Chiffrement logiciel complet du disque sur tous les lecteurs de systèmes d’exploitation de postes de travail / ordinateurs portables d’entreprise stockant des données personnelles et personnelles / sensibles;

c) Chiffrement au repos, y compris la gestion des clés des bases de données clés;

d) Activer la journalisation des audits de sécurité sur tous les systèmes gérant les données personnelles;

e) Restreindre l’utilisation de supports amovibles tels que flash USB, lecteurs de disque;

f) Techniques d’anonymisation sur les environnements de test; et

g) Contrôle d’accès physique où les données personnelles sont stockées sur papier.

13. Délégué à la protection des données

MainOne a nommé un ou des délégués à la protection des données (DPD) chargés de superviser la stratégie de protection des données de la société et sa mise en œuvre pour garantir la conformité aux exigences du règlement sur la protection des données. Le DPD connaît les principes de confidentialité et de protection des données et connaît les dispositions du règlement sur la protection des données.

 

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes –

Délégué de la Protection des Données

MainOne

Grand-Bassam, Zone Franche VITIB,

Ilot 6 – Lot 46, 25 BP 945 Abidjan 25,

Cote D’Ivoire

dataprotectionofficer@mainone.net

Les principales taches du DPDcomprennent :

a) administrer les politiques et pratiques de protection des données de MainOne;

b) contrôler le respect du règlement sur la protection des données et d’autres lois, les politiques de protection des données, la sensibilisation, la formation et les audits;

c) contrôler le respect du règlement sur la protection des données et d’autres lois sur la protection des données, les politiques de protection des données, la sensibilisation, la formation et les audits;

d) sert de point de contact pour MainOne;

e) surveiller et mettre à jour la mise en œuvre des politiques et pratiques de protection des données de MainOne et garantir la conformité entre tous les employés de MainOne;

f) s’assurer que MainOne entreprend une évaluation de l’impact des données et limiter les risques potentiels dans les opérations de traitement des données de MainOne; et

g) maintenir une base de données de toutes les opérations de collecte et de traitement des données de MainOne

14. Formation

MainOne veillera à ce que les employés qui collectent, accèdent et traitent les données personnelles reçoivent une formation adéquate en matière de confidentialité et de protection des données afin de développer les connaissances, aptitudes et compétences nécessaires pour gérer efficacement le cadre de conformité en vertu de la présente politique et du règlement sur la protection des données en ce qui concerne la protection des données personnelles. Sur une base annuelle, MainOne élaborera un plan de renforcement des capacités de ses employés en matière de confidentialité et de protection des données conformément au règlement sur la protection des données.

15. Audit de la protection des données

MainOne procédera à un audit annuel de la protection des données pour vérifier la conformité de MainOne aux dispositions du règlement sur la protection des données et aux autres lois applicables en matière de protection des données.

16. Politiques et procédures connexes

Cette politique doit être lue conjointement avec les politiques et procédures suivantes de MainOne:

• Politique de gestion des violations de données personnelles;
• Politique de sécuritéinformatique;
• Politique de conservation des documents;
• Politique de cookies;
• Avis de confidentialité; et
• Procédure d’évaluation de l’impact de la protection des données.

17. Changement a la politique

MainOne se réserve le droit de changer, amender ou altérer cette politique à tout moment. Si nous modifions cette politique, nous vous fournirons la version mise à jour.

18. Glossaire

‘‘Consentement’’              désigne toute indication librement donnée, spécifique, informée et non ambiguë des souhaits de la personne concernée par laquelle il ou elle, par une déclaration ou une action affirmative claire, signifie son accord pour le traitement des données personnelles la concernant.

“Base de données”         désigne une collecte de données organisée de manière à permettre l’accès, la récupération, la suppression et le traitement de ces données; il comprend, mais sans s’y limiter, les bases de données structurées, non structurées, mises en cache etsystème de fichiers.

“Traitement de données”désigne une personne ou une organisation qui traite des données personnelles pour le compte et sur les instructions de MainOne.

“Sujet des données”       désigne toute personne, qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs facteurs propres à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale.

“ARTCI”    désigne theAgence de Régulation des Télécommunication en Côte d’Ivoire.

“DPR”     désigne la loi n ° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données personnelles en Côte d’Ivoire ou toute autre loi ou réglementation pertinente

“Données personnelles”désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable («personne concernée»); une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques au physique, la physiologique, l’identité génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique; Il peut s’agir d’un nom, d’une adresse, d’une photo, d’une adresse e-mail, de coordonnées bancaires, de publications sur des sites de réseaux sociaux, d’informations médicales et d’autres identifiants uniques tels que, mais sans s’y limiter, l’adresse MAC, l’adresse IP, le numéro IMEI, le numéro IMSI, SIM, Informations personnelles identifiables (IPP) et autres.

“données personnelles sensibles”désigne les données relatives aux croyances religieuses ou autres, à l’orientation sexuelle, à la santé, à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, à l’appartenance à un syndicat, au casier judiciaire ou à toute autre information personnelle sensible.